Investir dans un ERP n’est pas une décision à prendre à la légère. Quand peut-on dire que le moment est vraiment venu de franchir la prochaine étape en matière d’automatisation ? La plupart des entreprises commencent avec un logiciel très simple et continuent encore à travailler en parallèle manuellement, voire même sur papier. Ce n’est que par la suite qu’elles optent pour un logiciel d’entreprise plus sophistiqué.
Le défi consiste à trancher le nœud au bon moment. Or, si vous êtes fortement pris par vos activités quotidiennes, vous négligerez plus souvent les signaux d’alerte évidents. Cet article se veut dès lors être une sorte de check-list. Si vous vous reconnaissez dans une ou plusieurs situations, prenez le temps de réfléchir aux conséquences d’une décision trop longtemps reportée.
Les témoignages des clients belges présentés dans ce sujet concernent des entreprises réelles avec des personnes réelles qui, tout comme vous, étaient confrontées à des problèmes parce qu’elles s’accrochaient trop longtemps à leur ancien mode de travail.
Chaque jour, des clients nous confient qu’avec le recul, ils auraient préféré passer plus tôt à un nouveau système d’ERP. Nous espérons que leurs témoignages vous aideront à éviter ces problèmes en prenant plus vite la bonne décision.
Voici quelques-uns de ces témoignages :
- Un détaillant qui éprouvait des difficultés à tenir à jour son stock parce que les données relatives au stock n’étaient pas intégrées avec les systèmes de caisses.
- Une société de construction qui recherchait une alternative flexible et mobile à son système lent et peu convivial.
Plus votre société se développe, plus vous devez pouvoir vous appuyer sur une technologie qui soutient réellement votre modèle d’entreprise, afin de pouvoir fournir à vos clients le niveau de service qu’ils escomptent. Précisément comme vous l’aviez planifié au départ.
Les documents papier entravent l’efficacité
incent Gaye Company est un distributeur belge de montres et de bijoux. La société voulait proposer à ses vendeurs, continuellement en visite chez leurs clients, un moyen d’introduire directement les commandes dans le système ERP.
Les défis du système d’ERP
Les représentants de Vincent Gaye Company utilisaient auparavant des formulaires de commande papier, qu’ils remplissaient lors de leur visite chez le client. Ensuite, leurs collègues au bureau devaient introduire ces commandes manuellement dans le logiciel d’ERP. Cette méthode de travail induisait :
- un grand risque d’erreurs
- une perte d’efficacité et de productivité
- un processus de vente plus lent
L’ERP sous la main, sur une tablette
Le partenaire IT, B-Side, a remplacé les catalogues et bons de commande papier par des tablettes, permettant aux vendeurs de se connecter à Microsoft Dynamics NAV. Ainsi, ils peuvent immédiatement introduire leurs commandes dans le système ERP central durant leur visite chez le client. La base de données disponible en ligne ouvre également des possibilités de futures ventes par internet.
Vous vendez des produits qui ne sont pas de stock
CCS Euro vend des lampes LED pour les machines de vision et les applications industrielles, elle avait des difficultés à gérer efficacement son stock. Désireuse de mieux servir encore ses clients par l’e-commerce, la société devait impérativement disposer d’une gestion des stocks particulièrement efficace.
Les défis du système d’ERP
Maintenir des données saisies plusieurs fois dans des systèmes distincts n’est pas seulement fastidieux mais génère aussi inévitablement des erreurs et des frustrations auprès de vos collaborateurs et clients. Il se peut ainsi que les clients :
- achètent des produits qui ne sont plus de stock ou paient le mauvais prix
- n’accèdent pas à leur historique d’achat, leurs factures ouvertes ou commandes
- doivent vous appeler personnellement pour commander quelque chose lorsqu’ils ont convenu de conditions de prix spéciales
Une image précise du stock
Le partenaire a accompagné CCS Euro dans son transfert vers l’ERP. L’entreprise dispose maintenant à tout instant d’une image détaillée du stock. Grâce à l’intégration avec SharePoint, tous
les collaborateurs de par le monde peuvent parfaitement collaborer et les clients passent eux-mêmes leurs commandes via une application d’e-commerce intégrée.
Comment et où trouver vos produits et pièces de rechange
La société Osch & Fils a des activités très diversifiées, qui vont de la collecte et la gestion des déchets à la livraison et l’installation de clôtures en passant par l’entretien de machines. Le suivi méticuleux du projet, ainsi que la gestion en temps réel de l’emplacement des produits et des pièces de réserve sont très importants.
Les défis du système d’ERP
Osch et Fils utilisait plusieurs logiciels non intégrés, ce qui compliquait l’échange d’information et la prise de décision sur base d’indicateurs fiables. Pourtant, la société doit à tout instant savoir où se trouvent ses produits. Un relevé correct des pièces de rechange disponibles est essentiel pour une bonne gestion. Osch utilise 10 000 pièces de rechange différentes, dont seulement 2 000 sont en stock. Elle doit donc pouvoir disposer rapidement des informations nécessaires, afin que les collaborateurs puissent commander au plus vite auprès d’un fournisseur.
Meilleur service client
Computerland et T.I a installé ERP chez Osch & Fils. Tous les utilisateurs accèdent maintenant aux mêmes informations. Le stock des pièces de rechange et l’historique de chaque machine se trouvent dans le système central. Osch & Fils peut ainsi offrir un service plus rapide et plus efficace à ses clients.
Les techniciens ont trop peu d’informations
Technical Maintenance Service (TMS) est une entreprise en pleine croissance. Elle fournit des systèmes de refroidissement, de chauffage et de climatisation. La société souhaite se dénoter par une prestation de services avant-gardiste, via une télégestion 24/7. Pour ce faire, elle cherchait un nouveau système d’ERP flexible et convivial.
Les défis du système d’ERP
Le département de service de TMS doit assurer le suivi de quantité d’interventions, ce qui était impossible avec le système CRM en place. En outre, les techniciens n’étaient pas informés des historiques d’intervention, des données des installations, des garanties et contrats. La qualité du service était entravée par :
- le traitement fastidieux et l’encodage des bons de travail papier
- le manque d’informations sur les installations et interventions réalisées. De ce fait, le technicien n’amène pas les pièces de rechange adéquates ou propose deux fois la même solution
- une facturation lente en raison de l’arrivée tardive des bons de travail
Disponibilité à tout instant d’informations correctes
T.I a installé ERP ainsi qu’un puissant module standard de gestion des services et un tableau graphique intégré du planning. La communication directe avec le système de back-office permet aux techniciens de rechercher et d’introduire des informations à tout instant et en tous lieux. L’application fonctionne en ligne et hors ligne.
Vos informations sur le stock ne sont pas toujours à jour
Le supermarché biologique Het Natuurhuis a été créé en 1977. Il compte aujourd’hui deux sites, un à Anvers et l’autre à Merksem, et emploie 23 personnes. Auparavant, chaque magasin utilisait son propre système de caisse.
Les défis du système d’ERP
En l’absence d’un système d’ERP central, Het Natuurhuis ne pouvait pas suivre efficacement et avec précision le stock :
- une grande perte de temps par une administration inutile et une double saisie des données
- un grand risque d’informations incorrectes ou désuètes sur le stock
- chaque jour, des contrôles manuels du stock et beaucoup de travail pour transmettre les bonnes commandes
Plus d’efficacité et de précision grâce à une gestion
des stocks centralisée
The Concept Group a installé LS Retail, une application de gestion basée sur ERP, qui s’adresse spécifiquement au commerce de détail. Het Natuurhuis l’utilise maintenant pour la gestion centralisée des stocks des deux magasins. Il s’ensuit une belle réduction du travail manuel et administratif. En outre, les données relatives au stock sont désormais correctes et toujours à jour.
La prochaine étape
Lors de la lecture de nos témoignages clients, vous avez probablement identifié plusieurs problèmes auxquels vous êtes également confronté dans votre société. Car vous aussi, vous vous heurtez aux limites de vos premiers systèmes informatiques au fur et à mesure que votre société grandit. La question n’est donc pas de savoir s’il faut une autre technologie mais à quel moment il faut passer à cette technologie qui continuera à soutenir la croissance de votre entreprise.
Voici le bon moment
Le logiciel ERP de T.I est plus que jamais abordable et facile à installer. Il vous offre un accès rapide à de multiples avantages tels que :
• un aperçu en temps réel des résultats de votre entreprise
• le suivi des demandes du nombre croissant de clients, sans devoir engager de personnel en plus
• une réduction des saisies de données manuelles et des risques grâce aux processus sûrs et automatisés
• une gestion efficace de plusieurs activités ou sites d’entreprise • une adaptation flexible à l’extension de vos activités
A qui vous adresser ?
ERP est vendu, implémenté et soutenu par un réseau mondial de partenaires qui travaille en reseau. Ces consultants ont de solides connaissances dans la technologie de l’ERP et peuvent donc vous aider à retirer un maximum d’avantages commerciaux.
Si vous décidez de passer à l’ERP, vous pouvez utiliser le logiciel soit via le cloud, soit via un cloud privé, soit sur vos propres serveurs d’entreprise. TI peut vous aider à opérer le meilleur choix pour votre entreprise.
