La tendance actuelle est de payer son informatique à l’usage plutôt que de procéder à des achats, et ainsi mieux prédire les coûts. Pour autant, la location des postes de travail ne s’avère pas toujours la solution à privilégier. Louer son matériel permet d’avoir un parc plus homogène, plus récent et donc nécessitant un nombre plus limité d’interventions, ce qui réduit les coûts induits.
l y a 30 ans, pour la plupart des sociétés, l’ordinateur personnel était un investissement lourd, durable, quasiment au même titre qu’une machine-outil. Aujourd’hui, si son coût a diminué, son usage s’est banalisé et, rapporté au nombre de salariés, le nombre de machines a largement augmenté. Par ailleurs, la durée d’utilisation du matériel a beaucoup diminué, passant de près de 10 ans à souvent 3 ans, voire moins. Au final, cet outil devenu banal reste un poste budgétaire conséquent pour les entreprises.
UNE RÉPONSE COMPTABLE VOIRE PHILOSOPHIQUE
Le choix entre la location et l’acquisition de ses postes de travail est en premier lieu une problématique comptable et structurelle de l’entreprise. Si la société dispose de fonds propres importants, l’achat au comptant est la solution la plus intéressante : elle permet d’inscrire la facture au bilan comptable, d’amortir rapidement le bien (généralement en 3 ans) et de récupérer la TVA. La société possède alors ses machines et peut en faire ce qu’elle veut. Même si la part des machines possédées en propre ne fait que diminuer, il ne s’agit pas comme certains tentent de le démontrer d’une solution « rétrograde ». En effet, dans de nombreuses sociétés, il est préférable de choisir une dépense d’investissement de capital (CAPEX) plutôt qu’une dépense d’exploitation (OPEX). Les raisons peuvent être « philosophiques », mais aussi purement pratiques. Certaines activités sont très cycliques et une dépense d’exploitation mensuelle peut être plus difficile à gérer qu’un investissement réalisé au moment où l’entreprise est en de bonnes conditions financières. De même l’achat fait augmenter la valorisation de l’entité, ce qui peut s’avérer préférable en cas de séparation ou de filialisation de cette entité. Enfin, pour du « petit matériel » ou quelques ordinateurs spécifiques, l’achat permet de s’affranchir de procédures administratives complexes.
DIFFÉRENTES FORMES DE LOCATION
Le crédit bancaire classique revient, d’un point de vue comptable à une avance de trésorerie, ce qui permet d’étaler la charge (généralement de manière linéaire) sur le bilan, et d’enregistrer les frais financiers. Les ordinateurs appartiennent donc en propre à la société. En contrepartie, l’endettement est visible sur le bilan, ce qui implique que la capacité d’emprunt de la société sera dès lors plus limitée. Comme le constate Franck Lemercier, responsable marketing de Crédit Agricole Leasing & Factoring (CA L&F), cette option est donc généralement peu intéressante. Néanmoins, en raison des faibles garanties demandées, les très petites sociétés sont parfois contraintes d’y recourir.
Le crédit-bail (ou leasing) avec option d’achat et la location opérationnelle informatique (LOI) consistent à louer à un tiers son ordinateur. Sur le plan comptable, il en résulte des charges d’exploitation, et il n’y a plus ni amortissement, ni endettement. La capacité d’emprunt et les ratios financiers sont donc généralement préservés. Différentes formules sont proposées par les loueurs afin de s’adapter aux capacités financières des entreprises : choix dans la périodicité des loyers, dégressivité des loyers… Le crédit-bail avec option d’achat est essentiellement une opération de gestion financière. Le matériel reste la propriété du bailleur durant toute la durée de location. À la fin de celle-ci, il est possible pour l’entreprise de racheter le matériel (cette option est contractuelle, et représente environ 1 % du montant global, soit généralement une dizaine d’euros par machine) ou de le rendre au bailleur. Ce type de contrat ne permet par contre pas d’évolutivité du parc (ni en termes de durée de contrat, ni en termes d’acquisition). Le coût total d’un crédit-bail (en particulier les frais fixes ou frais de dossier) sera légèrement plus élevé qu’un crédit classique.
La location opérationnelle informatique (LOI) se veut une formule encore plus souple, proposée généralement par des bailleurs qui ont une compétence informatique en plus de leur compétence financière. À la différence du crédit-bail, le contrat de LOI propose une durée initiale de location. Si l’entreprise souhaite réduire cette durée, un surcoût lui sera simplement facturé. Si au terme du contrat, l’entreprise souhaite au contraire prolonger le contrat, un loyer (généralement plus réduit) lui sera proposé. Et chaque machine du parc pourra être vue de manière indépendante : il pourra être possible d’ajouter ou supprimer un ordinateur sans avoir à refaire un nouveau contrat. Cette souplesse permet donc d’ajuster le parc en fonction du nombre de collaborateurs et des changements d’usages. Mais plus la formule est souple, et moins les coûts finaux seront prévisibles.
CHOISIR UN PARTENAIRE ADAPTÉ
Si le crédit-bail est essentiellement un service bancaire, la LOI, nécessitant des compétences informatiques, est plutôt proposée par des sociétés de services spécialisées. Ce qui n’empêche pas que certaines d’entre elles soient directement des filiales de banques. Ainsi, les agences bancaires du Crédit Agricole proposent à ses clients professionnels les offres de CA L&F. Avantage, selon Hugues Meili, PDG de Niji, qui a recours à CA L&F pour la LOI de ses 750 postes : cela permet de limiter les interlocuteurs et facilite les procédures administratives.
Pour Franck Lemercier, c’est souvent le critère de taille du projet qui déterminera le mode : « nous proposons le crédit-bail ou la location financière, sans option d’achat, pour les investissements inférieurs à 50 000 euros – soit moins de 150 PC. Pour des projets plus importants, généralement supérieurs à 150 000 euros, nous proposerons plutôt de la LOI ». D’autres structures, telle Globalease, proposent des solutions de LOI à destination des PME (de quelques unités jusqu’à 500 personnes). Pour cela, Globalease se repose sur les distributeurs informatiques et sociétés de services locaux qui proposent ainsi une autre forme de vente à leurs clients.
3 ANS, LA DATE CHARNIÈRE
Comme l’explique Emmanuel Juglair, dirigeant de Bis Repetita (broker et spécialiste de la revente de matériel d’occasion), « un matériel de moins de 3 ans conserve une bonne valeur, tout particulièrement pour les ordinateurs portables ». Au-delà, celle-ci chute très rapidement, sans parler des décotes qui sont appliquées en cas de rayures, chocs, traces d’usures… Grâce à l’effet de volume, les loueurs négocient généralement mieux la revente auprès des brokers spécialisés que les entreprises en direct. C’est une des raisons pour laquelle Renaud Houiller préconise plutôt de louer un parc – ou la partie de ce parc – qui devra être changé tous les 3 ans. Dans ces conditions, selon Franck Lemercier, le surcoût comptable par rapport à de la possession est inférieur à 5 %. Sur 5 ans, cette charge supplémentaire serait de l’ordre de 15 à 20 %, selon Pascal Lelouard. Au-delà, la valeur résiduelle du PC est nulle et les surcoûts très importants.
Bien qu’il soit simple de comparer la différence de coût « comptable » entre la location et l’achat direct, il faut noter que l’intégration de services à la location rend plus difficile la comparaison. Par exemple, les loueurs proposent systématiquement un outil de gestion du parc, parfois une police d’assurance particulière, et facturent les opérations de fin de vie du matériel.
Autre avantage pour le mode locatif, selon Romain Paris : louer son matériel permet d’avoir un parc plus homogène, plus récent et donc nécessitant un nombre plus limité d’interventions, ce qui réduit les coûts induits. Dans cette optique, Econocom, par exemple, ne se limite pas à la maintenance ou aux garanties des constructeurs et propose dans ses contrats de LOI l’infogérance complète du parc. Il est donc très important de valider très minutieusement chaque clause du contrat (et en particulier les conditions de sortie) afin de trouver la solution la mieux adaptée à l’entreprise.
Une autre solution existe : recourir au BYOD (Bring your own device), en subventionnant tout ou partie de l’achat par l’utilisateur de son ordinateur. Très peu d’entreprises font cependant état de tels projets, qui posent notamment des problèmes de sécurité et de maintenance.
